Outsourcing: Qual a melhor forma de contratação?

Se a empresa que você trabalha costuma terceirizar serviços de TI, provavelmente você já se deparou com uma infinidade de tipos e formatos de contratos. Dos contratos mais fechados e tradicionais, com escopo, custo e prazos de entrega bem definidos, aos mais abertos, que permitem a prestação de serviços focados na entrega de valor de negócio, com escopo flexível. Mas, quais são os tipos de contratos, e o que é importante você saber no momento da negociação com o seu fornecedor?

Contratos de escopo fechado

O modelo mais comum (pelo menos por enquanto) são os contratos com escopo/prazo/preço fechados. Estes tipos de contratos, geralmente, surgem após uma solicitação parecida com: “Por favor, me envie uma proposta para o desenvolvimento de um sistema que atenda os requisitos conforme especificação repassada abaixo, detalhando data de entrega e valor total do projeto.” Neste tipo de contrato, o cliente transfere parte dos riscos dos projeto ao fornecedor, que assume toda responsabilidade e prejuízo, caso o projeto seja mais difícil que o previsto, e o prazo ou escopo não sejam cumpridos como projetado inicialmente.

Aparentemente, isso seria perfeito, pois estamos nos protegendo contratualmente de que vamos receber o que nos foi prometido, correto? Errado. Esta ideia seria verdadeira se pesquisa e desenvolvimento de software fosse uma ciência 100% exata. O que acontece na prática é que o desenvolvimento de software possui características muito mais empíricas, e é muito difícil prever com muita antecedência quais são todos os requisitos de um sistema, e qual será o esforço de implementação das funcionalidades.

A realidade é que 81% de todos os projetos brasileiros são entregues com atraso[1], e aproximadamente 60% dos requisitos implementados nunca serão utilizados[2]. Mas então, como empresas de outsourcing continuam fazendo propostas com prazo e escopo fixos, quando apenas uma minoria delas conseguem honrar suas promessas? Descontando em qualidade.

Toda gerência de projetos é baseada em quatro pilares básicos: prazo, custo, escopo e qualidade. Como as variáveis de prazo e escopo estão fechadas em contrato, e o custo já foi definido na fase de inicial de planejamento do projeto, quem acaba sofrendo as conseqüências é a qualidade. Isso significa que em projetos de escopo fixo, as empresas de outsourcing, frente às incertezas da análise de requisitos, desvios de prazos e dificuldades de implementação, acabam incluindo uma “margem” de risco ao valor do projeto, ao mesmo tempo em que tornam a qualidade do serviço prestado em último lugar. É nesta hora que quem achava que estava seguro por um contrato de escopo fixo, pode ter prejuízos enormes e muita dor de cabeça.

Contratos de escopo flexível

Estes tipos de contratos são os que mais se aproximam da dinâmica das empresas hoje em dia, promovendo mais alinhamento da área de TI com as áreas de negócios, e os objetivos estratégicos de cada uma delas. Isso porque permitindo que requisitos sejam ajustados e validados durante o desenvolvimento do projeto, tornamos ele mais flexível as mudanças do mercado, e as necessidades do negócio dos clientes.

Quando temos um contrato de escopo fechado, a primeira mudança no negócio do cliente também irá resultar em uma renegociação de contrato com o fornecedor, impactando em prazos, custos e muito desgaste comercial. Quando mantemos o escopo flexível, o cliente tem autonomia para avaliar o que é mais importante para o seu negócio, e se é necessário incluir tais mudanças, ou eliminar requisitos que não fazem sentido.

Então em um contrato de escopo flexível, não tenho garantia do que vai ser entregue, e nem quando? Neste modelo, o prazo e preço continuam sendo fixos, a única variável que pode ser alterada é o escopo. Isso significa que o contrato tem um preço fixo e um deadline que serão mantidos do início ao fim do projeto. Todas as mudanças de escopo vão sendo executadas de forma a entregar os requisitos de maior valor de negócio antes, sem que o prazo do projeto seja comprometido.

E a fase de planejamento e estimativa, como é realizada? A possibilidade de alterações de escopo, não exclui a fase de planejamento. Todo projeto de escopo fechado ou flexível precisa de uma fase de planejamento, onde é definido o esforço e prazos de entrega para os requisitos iniciais do projeto. A diferença é que nos contratos de escopo aberto, estes requisitos não estão “escritos na pedra”, e podem ser alterados no decorrer do projeto. Por estes motivos, os contratos de escopo flexível se encaixam muito bem com metodologias ágeis de desenvolvimento, que também priorizam adaptação e flexibilidade.

Quando estiver negociando contratos com seus fornecedores de outsourcing, pense no que é mais importante para a sua empresa, e qual o modelo que se adapta melhor a sua realidade atual: Seus requisitos estão muito bem definidos? Suas áreas de negócio sabem exatamente o que querem? Sua estratégia de negócio não vai mudar? Pense nisso, e então você irá ter algumas respostas importantes na mesa de negociação.